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REGLAMENTO Y SUBCATEGORÍAS WAVE PR

El motivo del Festival

El WAVE FESTIVAL tiene como objetivo ofrecer a los profesionales y empresarios de la industria de la comunicación la oportunidad de promover sus trabajos a través de la exhibición de su material más original y creativo, en un evento con propuesta única en toda América Latina y mercado América Españo.

Fecha y Local

El WAVE FESTIVAL será realizado en Río de Janeiro el día 16 y 17 de Abril de 2013, en el Hotel Copacabana Palace.

A. Candidaturas

1. El Festival está abierto para todos los involucrados en la industria de la Comunicación en toda América Latina y mercado América Españo.

2. Las inscripciones no pueden ser efectuadas sin autorización previa de los anunciantes propietarios de los derechos de comunicación de las piezas.

3. Todas las piezas inscritas en la categoría PR serán evaluadas por el uso creativo de la gestión de reputación en la construcción y preservación de la confianza y entendimiento entre individuos, empresas u organizaciones y sus públicos.

4. Todas las piezas inscritas deben haber sido producidas y difundidas conforme a los contratos comerciales pagados, firmados con clientes personas jurídicas, de empresas registradas y operantes. El cliente debe haber pagado todos o la mayor parte de los costes de los medios de comunicación. Excepción para las piezas inscritas en las categorías Caridad y Servicios Públicos, cuyos costes pueden haber sido negociados libremente. El Festival se reserva el derecho de exigir documentos que demuestren la autentica difusión de las piezas inscritas, con la intención de validar su veracidad, en el caso de su cualificación para Shortlist o premiación.

5. Todas las piezas inscritas deberán haber sido publicadas por primera vez entre el 01 de Enero de 2012 al 08 Abril de 2013.

6. Las piezas inscritas en el evento no podrán haber participado en ediciones anteriores.

7. Los organizadores podrán recusar inscripciones que ofendan sentimientos nacionales, religiosos o de mal gusto.

8. Las piezas inscritas que hasta la fecha de la última reunión de los jueces para juzgar los trabajos hayan infringido alguna norma legal de su país de origen dejarán de ser elegibles. Es deber del responsable por la inscripción notificar a los organizadores en el caso de que cualquier violación de esa naturaleza sea registrada hasta la Ceremonia de Premiación.

B. Jurado

Un jurado internacional juzgará las piezas.

Fases de Evaluación

1. El Shortlist es definido por categorías y en él serán clasificadas las piezas que, a través de un sistema digital de votación y apuración, hayan sido las más votadas.

2. En una segunda fase, en discusión abierta, los jurados apuran las piezas merecedoras de los WAVE ORO, PLATA Y BRONCE. Se seleccionará un Grand Prix, en discusión abierta, entre las piezas que merecieron el Oro.

3. En cualquiera de las fases, el jurado cuya pieza esté siendo evaluada no tiene permiso de voto. La decisión del Jurado será considerada definitiva y soberana.

C. Premios

Los Premios serán atribuidos de la siguiente forma:

Un GRAND PRIX puede ser escogido en la CATEGORÍA PR. Las piezas de la subcategoría MENSAJES COMUNITARIOS no compiten en este caso.

Los premios WAVE ORO, PLATA Y BRONCE en cada subcategoría recibirán un trofeo. Cada premio será atribuido a la empresa responsable por la inscripción de la pieza.

El Premio AGENCIA DEL AÑO será designado a la agencia de propaganda que obtenga la mejor votación en todo el WAVE FESTIVAL. Para ser elegible en esta premiación, la agencia deberá obligatoriamente haber sido premiada en por lo menos dos de las diez categorías realizadas (FILM, BLUE WAVE, PRESS/OUTDOOR, RADIO, PROMO, DIRECT, DESIGN, CYBER y PR). El recuento de puntos para esta premiación incluirá los premios recibidos por cada agencia y también las piezas que consiguió colocar en el Shortlist. Los criterios de desempate son el mayor número de GRAND PRIX y, a seguir, el mayor número de WAVE ORO, PLATA Y BRONCE, por ese orden.

Finalmente, el mayor número de piezas colocadas en el Shortlist.

Los índices para AGENCIA DEL AÑO serán calculados según el número de puntos para cada ítem abajo:

- BLUE WAVE – 12 puntos

- GRAND PRIX – 10 puntos

- WAVE ORO – 7 puntos

- WAVE PLATA – 5 puntos

- WAVE BRONCE – 3 puntos

- SHORTLIST – 1 punto para cada pieza

D. Fecha Final – 08 de abril de 2013

Todos los materiales, documentación y pagos deberán haber sido recibidos por los Organizadores hasta esta fecha. Las inscripciones no podrán ser canceladas a partir del día 08 de abril de 2013.

E. Inscripciones

1. No serán aceptadas piezas físicas cuyas respectivas fichas de inscripción, no hayan sido rellenadas a través del sitio del evento.

2. Cada pieza debe ser inscrita apenas por un responsable y debe ser pactado previamente entre las partes interesadas. En el caso de que la misma pieza sea inscrita dos veces, será considerada como válida apenas la primera inscripción.

3. A cada pieza le corresponderá una inscripción. Piezas que hagan parte de una campaña deben ser inscritas y pagadas individualmente aunque pueden ser exhibidas en conjunto, en el momento de su evaluación.

4. Campañas del tipo “teaser” en el que cada pieza tomada individualmente es de baja relevancia y donde el nombre del anunciante, producto o marca, aparece solamente una vez, podrán ser consideradas como una única inscripción.

5. Una pieza puede ser inscrita en más de una categoría. Considere y analice atentamente las categorías oficiales del Festival. Los jurados se reservan el derecho de alterar piezas entre las categorías, en el caso de entender que exista cualquier tipo de inadecuación.

6. Todos los formularios de inscripción deben ser rellenados online, en el sitio del Festival, incluyendo valores y formas de pago. Las inscripciones serán consideradas oficialmente completas y finalizadas apenas en el momento en que todo el material exigido para la inscripción esté en el banco de datos online y llegue a las oficinas de la organización del WAVE FESTIVAL.

7- Considere con atención las informaciones contenidas en cada formulario, pues serán ellas las que le servirán de orientación para la divulgación y premiación. Si su pieza hiciese parte del Shortlist o fuese premiada, los créditos publicados en el sitio del Festival y comunicados públicamente serán los registrados en las fichas de inscripción. Las alteraciones serán posibles hasta la finalización de la inscripción, una vez finalizada, cualquier alteración debe ser solicitada a la Organización, hasta el 10 de abril. Cualquier alteración de los formularios de inscripción debe ser realizada, sin ningún coste adicional, hasta el día 08 de abril 2013. A partir de esta fecha, las alteraciones solamente podrán ser realizadas después de que los organizadores del Festival sean consultados y con el cobro adicional de US$ 20 correspondiente a cada alteración.

8. Las piezas deberán ser inscritas y presentadas en su idioma original de producción y difusión. Traducciones y consideraciones adicionales, con la finalidad de aclarar los usos específicos de lenguaje o características sociales/culturales de cada país o región, deberán ser escritas dentro del campo Sinopsis, como consta en la ficha de inscripción.

Recomendamos encarecidamente que la Sinopsis sea traducida al inglés ya que, si fuese premiada, la pieza será divulgada internacionalmente.

9. En el formulario de inscripción, usted deberá hacer upload de un archivo pdf con las siguientes informaciones:

Resumen de campaña: Una breve perspectiva de toda la campaña, de inicio a fin, incluyendo su desafío, objetivos, la estrategia, ejecución y resultado (máximo de 200 palabras). A partir de ahí, explore cada uno de los puntos citados arriba más detalladamente, como explicado viene a seguir:

La situación:

• Describa la organización, empresa o individuo para el cual la campaña fue creada.

• Describa la situación, problema u oportunidad que levantó la necesidad para esta campaña de PR (en 100 palabras).

El objetivo:

• Describa las metas y objetivos de la campaña y los criterios determinados para clasificar si fue realizado con éxito.

• Identifique el público o públicos que sean su objetivo y su relación con el cliente.

• Explique la encuesta realizada para alcanzar estos objetivos (en 100 palabras).

La estrategia:

• Describa la estrategia de comunicación/PR (en 150 palabras).

Ejecución:

• Describa paso a paso como el plano fue implantado, incluyendo donde, cuando y por cuanto tiempo.

• ¿Fueron usadas herramientas o tácticas específicas?

• ¿La campaña transcurrió de acuerdo con el planificación original o fue adaptada en algún momento?

(en 150 palabras)

Resultados documentados:

• Incluya resultados tangibles y cuantificables para demostrar como pueden ser comparados con los objetivos originales y como alcanzar las metas de comunicación y negocios. Incluya resultados comerciales, como ventas o beneficio, además de cambios en la concientización de los consumidores y sus actitudes.

Esté esciente que, en la ausencia de indicativos de resultados, el Jurado no podrá dar nota para esta cuestión y la inscripción podrá ser perjudicada.

• (en 150 palabras)

Máximo de 850 palabras

Para garantizar la total imparcialidad en el juzgamiento, no debe haber ninguna identidad visual de la agencia en ningún material de inscripción, con ejecución de la autopromoción, o cualquier referencia a cualquier persona que haya contribuido para la inscripción.

F. Material y Formatos

1. El PANEL DE PRESENTACIÓN DIGITAL de cada pieza inscrita debe tener el siguiente formato:

JPEG de 300dpi y patrón CMYK – este archivo debe estar en formato de impresión pero su tamaño no puede superar 50Mb.

2. El PANEL PRESENTACIÓN FÍSICA de cada pieza inscrita debe tener el siguiente formato:

• A2 (aproximadamente 40cm x 60cm), en cartulina u otro material resistente y ligero para soporte, laminado o plastificado para facilitar la manipulación y proteger la pieza.

Cada PANEL deberá utilizar apenas una lámina/página y deberá contener un sumario de la pieza en cuestión. Esta presentación debe contar con algunas imágenes clave del trabajo y del concepto adoptado además de un texto explicativo en Portugués, Inglés y Español, con un máximo de 100 palabras.

Nota: En ninguno de los espacios de los PANELES DE PRESENTACIÓN deberán aparecer citaciones o referencias a la agencia o a cualquiera de los involucrados en el desarrollo de las piezas.

El nombre de la agencia debe constar apenas en la etiqueta de identificación de la pieza que deberá ser pegada en el dorso del panel.

Los paneles serán utilizados como exhibición en las salas del Shortlist.

3. Video explicativo: Archivo FLV, de 2 a 5 minutos de duración, 720 x 480. El audio con una tasa de bits de como mínimo 96kb y simple rate de 44.100 kHz, disponible en el sistema online del festival para download. Esto video será usado tanto para que los jurados entiendan el trabajo, cuanto para ser presentado en el auditorio en el momento de la Ceremonia de Premiación, en el caso de que la pieza sea vencedora.

4. Radio y Audio: Archivos en formato MP3, con una tasa de bits de como mínimo 96 kb y sample rate de 44.100 kHz, con tasa de compresión de 22:1. Audio casetes no serán aceptados.

5. Envases y Displays: enviar la pieza propiamente dicha con un tamaño razonable para su manipulación. Si no fuese posible o práctico, enviar fotos o hacer el upload del pdf correspondiente.

Para piezas digitales o interactivas facilitar una URL que lleve directamente a la pieza en cuestión.

Una vez finalizada la inscripción a través del sitio, el responsable por la inscripción recibirá un e-mail con el modelo de etiqueta donde constarán los datos de identificación de la inscripción. Esa etiqueta debe estar impresa y pegada en todo material físico que sea enviado para la Organización del evento.

6. Enviar juntamente con el material físico, una copia del formulario de inscripción para:

M&M Eventos Ltda.

Av. Jaguaré, 1485 – 2º andar – Departamento de Eventos

Jaguaré – São Paulo/SP

CEP: 05346-902

Para más informaciones, contacte a los organizadores en eventos@grupomm.com.br , Telf. 55 11-3769-1624 o 55 11 3769-1680

G. Costes

El valor de la inscripción de cada pieza es de US$ 350,00.

H. Tratamiento y Publicación de las Piezas

1. Todo material presentado al Festival se vuelve propiedad de los Organizadores y no será devuelto.

2. Se les podrá solicitar a los responsables por cada inscripción el envío de material adicional con vistas a la exhibición y divulgación de las piezas participantes en el Shortlist o premiadas.

3. Con el objetivo de promover y difundir el festival, los responsables de cada pieza entienden que su material pasará a hacer parte del acervo permanente e histórico del WAVE FESTIVAL, autorizando así a los Organizadores a utilizar ese material tanto en presentaciones públicas o privadas, como a convertirlo en su proprio material de divulgación o en piezas para comercialización.

4. Este acervo histórico es de propiedad exclusiva de los Organizadores, no pudiendo ser divulgado, duplicado o copiado, en parte o en su totalidad, de cualquier forma o para cualquier objetivo, sin autorización previa de la organización del evento.

5. Los Organizadores, autorizados por los responsables de cada pieza inscrita, entienden como suyos los derechos para uso y comercialización de las piezas participantes del Festival; los responsables por cada pieza inscrita deberán estar del lado de los Organizadores en el sentido de apoyarles y aclarar cualquier demanda acerca de la posterior utilización del material inscrito por la organización del Festival.

6. Será de entera responsabilidad de los responsables de cada pieza inscrita el coste de cualquier tipo de naturaleza, en el caso de existir algún tipo de acción legal respecto al material presentado al evento.

7. Los ganadores de los Premios Grand Prix, así como de los WAVE ORO, PLATA o BRONCE en cualquiera de las categorías que componen el WAVE FESTIVAL, podrán divulgar sus premios con fines promocionales o de prensa.

8. El no cumplimiento de cualquier Regla enunciada en los Reglamentos del WAVE FESTIVAL resultará en la automática descalificación de la pieza inscrita.

9. Para todos los fines, a lo largo de todos los procesos y reglas relativas al WAVE FESTIVAL, las decisiones tomadas por los Organizadores serán de obligado cumplimiento, finales y definitivas, no cabiendo la imputación de cualquier tipo de recurso.

10. Los costes de envío de las piezas para la organización del evento, son de entera responsabilidad de la empresa inscrita. Deben ser pagados por el remitente en el acto del envío, no dejando para el destinatario esa competencia.

SUBCATEGORÍAS

Cada pieza debe ser inscrita en una única de las subcategorías enumeradas a seguir:

A. MEJOR CAMPAÑA

A01. Mejor Campaña Integrada Liderada por PR.

A02. Mejor Campaña Internacional de PR.

A03. Mejor Campaña de PR con resultados anuales en percepción de compañías, empresas, marcas o productos.

B. COMUNICACIÓN CORPORATIVA

B00. Comunicación Corporativa

B01. Gestión de Crisis y Issues Managment

B02.Lobby con los gobiernos y Cuestiones Públicas

B03. Programas de sustentabilidad/ PR Ambiental

B04.Comunicaciones Internas

B05.Campañas Institucionales y Corporativas

B06.Organización de Caridad y sin Fines de Lucro

B07. Medical Programs y temas relacionados con la Salud.

B08. Programas de Gastronomía

B09. Campañas de Brand Entretainment

B10.Campañas o programas para diferentes tipos de públicos (b to b) (b to c)

B11.Campañas Digitales con influencia.

C. ACTIVACIONES DE PR

C01.Eventos y campañas de sponsorship

C02.Campañas con Publinotas

C03.Contenidos de PR y Toolkits Regionales

C04.Campañas Promocionales con uso de prensa

C.05. Viajes, Turismo & Ocio